Bạn mới khởi nghiệp và đang loay hoay chưa nắm rõ và quản lý hàng tồn kho chưa hiệu quả. Đừng lo vì với năm phương pháp cần chú ý này bạn có thể đảm bảo hàng tồn kho được quản lý và sử dụng hiệu quả cho doanh nghiệp của bản thân.
Một trong những trách nhiệm của Onetech là giúp các doanh nghiệp nâng cao và tối đa hóa các hoạt động kiểm kê của họ theo cách có thể quản lý được trong toàn bộ hoạt động kinh doanh. Đối với những doanh nghiệp đang tìm cách thực hiện các hoạt động quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn thì không thể bỏ qua bài viết này.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho hay còn gọi là hàng lưu kho, hàng tồn kho có thể là nguyên liệu hay sản phẩm hoàn thiện hoàn toàn hoặc một phần của một công đoạn phục vụ sản xuất, hàng tồn kho rất quan trọng nhất là trong các giai đoạn biến động của thị trường, thành phẩm tồn kho sẽ là tài sản và là nguồn dự trữ của doanh nghiệp khi nhu cầu tăng đột biến.
Tuy nhiên không phải tồn kho nhiều là tốt, khi nào cần tồn kho và tồn kho bao nhiêu thì cần phải có những sự tính toán hết sức kỹ lưỡng và thận trọng. Có thể thấy đây là một khối tài sản chiếm tỉ trọng lớn và là tài sản ngắn hạn. Chúng đóng vai trò quan trọng trong sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Quy trình quản lý hàng tồn kho rõ ràng
Cần có một quy trình quản lý hàng hóa được rõ ràng thì mới có thể dễ dàng và thuận tiện. Khi không có các quy trình rõ ràng, mọi thứ có thể trở nên mất kiểm soát nhanh chóng. Vì vậy, một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm để đảm bảo quản lý hàng tồn kho thành công là vạch ra rõ ràng tất cả các quy trình trong tổ chức của bạn. Khi mỗi quy trình được trình bày rõ ràng, không có câu hỏi phải làm gì tiếp theo.
Hệ thống quản lý hàng tồn kho là một ví dụ hoàn hảo về việc có các quy trình được vạch ra rõ ràng. Với hệ thống quản lý hàng tồn kho, bạn có thể vạch ra từng bước của quy trình bán hàng và mua hàng từ báo giá đến hóa đơn, cũng như đơn đặt hàng thông qua biên nhận và lập hóa đơn.
Quy trình quản lý hàng tồn kho này còn bao gồm là các nghiệp vụ mà bạn cần lắm rõ như: hạch toán hàng tồn kho định kỳ, phân loại hàng hóa theo phẩm chất hàng hóa, theo yêu cầu sử dụng, theo kế hoạch lưu trữ, theo nguồn… Có thể nói có rất nhiều thứ cần nắm rõ và thực hiện.
Sử dụng phần mềm quản lý kho
Với các quy trình được đặt ra, bước tiếp theo để quản lý hàng tồn kho thành công là có một cách thích hợp để xác định và theo dõi các mặt hàng.
Có nhiều doanh nghiệp cũ vẫn áp dụng quản lý bằng bảng tính Excel hoặc các ứng dụng bảng tính khác. Khi doanh nghiệp của bạn yêu cầu các phương tiện nhận dạng phức tạp hơn, chẳng hạn như kiểm soát số lô hoặc số sê-ri, bảng tính không cung cấp phương tiện nhận dạng thích hợp cho các mặt hàng của bạn, cũng như bảng tính không yêu cầu người dùng nhập tất cả thông tin cần thiết.
Chẳng hạn, Excel không yêu cầu nhập thông tin theo dõi khoảng không quảng cáo thích hợp khi xử lý giao dịch, điều đó có nghĩa là người dùng có thể quên thêm thông tin bắt buộc vì họ chưa bao giờ được nhắc. Phương pháp này dễ xảy ra lỗi do con người, vì người đăng giao dịch có thể không nhập dữ liệu chính xác.
Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp theo dõi những thứ như nhiều đơn vị đo lường cho một mặt hàng, trái ngược với việc phải theo dõi nhiều mặt hàng dưới dạng “phân chia” các đơn vị khác nhau (hộp, từng chiếc, gói, v.v.). Hệ thống cung cấp cho bạn khả năng xem tổng số lượng có sẵn từ một cửa sổ mà bạn có thể bán hoặc mua bằng các đơn vị đo lường thay thế.
Ngoài ra với phần mềm quản lý hàng tồn kho, bạn cũng có thể có các số nhận dạng duy nhất như số lô và số sê-ri. Có thể xác định tất cả các cách khác nhau để đóng gói mặt hàng của bạn, cho dù là nhận hay bán, cho phép người dùng nhanh chóng xem số lượng thực sự có sẵn để bán vì tất cả đều nằm trong cùng một ID sản phẩm, thay vì phải xem thông tin sản phẩm trong nhiều địa điểm.
Cập nhật liên tục các giao dịch online
Dù bạn thực hiện xuất nhập hàng hóa theo cách thức FIFO hay LIFO thì khi đã đóng lệnh giao dịch thì sẽ cần một khoảng thời gian để cập nhật lệnh giao dịch, nếu như trước đây làm thủ công thì sẽ dẫn đến các sai số, do vậy cần có hệ thống cập nhật online trực tuyến luôn, vừa nhanh và kịp thời, chính xác.
Tuy nhiên, với phần mềm quản lý hàng tồn kho Onetech Post, doanh nghiệp của bạn có thể dựa vào thông tin hàng tồn kho theo thời gian thực.
Đặt mức hàng tồn kho và cảnh báo dự đoán
Cần dựa vào kinh nghiệm để có thể giảm mức lưu trữ hàng tồn kho quá nhiều nhưng cũng tránh quá ít mà ảnh hưởng tới lợi nhuận.
Lý tưởng nhất là bạn sẽ đặt số lượng tồn kho tối thiểu. Mức tồn kho khác nhau tùy theo sản phẩm và dựa trên tốc độ bán sản phẩm và thời gian bao lâu để có thể đặt và nhận lại hàng. Thiết lập mức tồn kho ban đầu đòi hỏi bạn phải phân tích, nghiên cứu và ra quyết định. Tuy nhiên, việc đặt mức tồn kho này đã được hệ thống hóa quy trình đặt hàng ở mục 1. Nó không chỉ giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng, mà còn giúp nhân viên của bạn đưa ra quyết định thay cho bạn.
Kiểm soát nội bộ và lên kế hoạch dự phòng
Trong quá trình vận hành sẽ phát sinh các vấn đề liên quan tới quản lý hàng tồn kho mà nếu bạn không xử lý kịp thời sẽ khiến doanh nghiệp bị ảnh hưởng nặng nề, có thể tê liệt hoạt động.
- Bán được nhiều đơn hàng do thị trường có đột biến mà hàng thực tế trong kho lại không có. Khiến nhiều đơn hàng sau đó lại bị hủy.
- Thiếu dòng tiền và không thể thanh toán cho sản phẩm khi bạn cần nhập về để kinh doanh.
- Thiếu không gian dự trữ hàng hóa theo mùa.
- Tính toán sai hàng tồn kho, hàng thiếu hơn nhiều so với thực tế.
- Sản phẩm bán chậm, bị tồn kho nhiều gây thiếu vị trí trưng bày hàng bán chạy.
- Bạn cần gối đơn hàng nhưng nhà sản xuất lại đang hết hàng, thời gian đơn hàng mới còn lâu hơn thời gian khách hàng mong muốn nên như vậy.
- Nhà sản xuất đã ngừng sản xuất sản phẩm của bạn và không có những hỗ trợ sau này.
Áp dụng EDI vào thực tế
EDI có tên tiếng anh là (Electronic data interface – Dữ liệu điện tử giao diện) là một khái niệm còn mới mẻ trong quản lý chuỗi cung ứng là việc sắp xếp việc chuyển nhiều loại tài liệu như vận đơn (B/L – Bill of Lading) điển hình là: các chứng từ hải quan, các trạng thái vận chuyển cũng như hướng dẫn định tuyến, số văn bản, hóa đơn liên quan khác. Với EDI, các giao dịch sẽ được sắp xếp và tổ chức một cách tự động hóa nhằm tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc tạo và truyền hóa đơn cũng như các dữ liệu cần thiết khác. Hệ thống này sẽ thay thế cho cách làm thủ công hiện có vốn tiêu tốn rất nhiều nhân lực của doanh nghiệp.
Quản lý hàng tồn kho: EDI giúp DN luôn chủ động duy trì mức dự trữ hàng tồn kho lý tưởng cho tương lai. EDI cung cấp cho DN các quyền truy cập vào các bản cập nhật theo thời gian thực và được đánh giá là tương lai và xu hướng thị trường mới nhất, mà DN có thể sử dụng một cách hợp lý hóa việc phân bổ nguồn lực hợp lý cũng như mức độ thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho.
Thường xuyên kiểm kê kho hàng
Việc kiểm kê là vô cùng quan trọng, bạn có thể dựa vào các phần mềm hoặc các báo cáo từ phía người quản lý kho để nắm rõ còn bao nhiêu sản phẩm, các số liệu cần trùng khớp. Một số phương pháp để kiểm tra hàng tồn kho như sau:
Kiểm tra hàng tồn kho vật lý: kiểm tra thường vào cuối năm một lần và nó rất tốn thời gian và công sức.
Kiểm kê tại chỗ: thì làm thường xuyên định kỳ suốt cả năm, nó sẽ đơn giản và giúp bạn so sánh được số lượng thực tế. Nhờ cách kiểm tra này bạn có thể nắm rõ được mặt hàng bán chạy nào.
Kiểm kê theo chu kỳ: sẽ khác với kiểm kê tồn kho vật lý đó là thay vì thực hiện kiểm đếm đầy đủ vào cuối năm, thì sẽ kiểm kê định kỳ trong suốt cả năm. Chu kỳ có thể là theo ngày, tuần hoặc tháng một sản phẩm khác nhau. Mặt hàng càng có giá trị thì càng cần kiểm kê tần suất liên tục hơn.
thiết lập một nguyên tắc ưu điên ABC trong đó: Ưu tiên quản lý hàng tồn kho của mình bằng cách tách ra các sản phẩm cần quan tâm và không cần quan tâm ra. Thực hiện việc này cần phân loại thành danh sách các sản phẩm theo tiêu chí sau:
- A: Sản phẩm giá trị cao – tần suất bán hàng thấp;
- B: Sản phẩm có giá trị vừa phải – tần suất bán hàng vừa phải;
- C: Sản phẩm giá trị thấp – tần suất bán hàng cao.
Phương pháp Dropshipping
Phương pháp này thường thấy ở các mô hình TMĐT, nơi mà các kho hàng được đặt tại nhiều nơi nhằm thuận tiện cho việc giao hàng, việc giao hàng cho một khách hàng tại một khu vực như TP HCM thì sẽ thuận lợi hơn nếu gửi từ khu vực gần đó như TP HCM sẽ hiệu quả và tiết kiệm thời gian và rủi ro hơn là gửi từ ngoài Hà Nội vào.
Nhược điểm của phương thức này mặc dù các sản phẩm thường có giá cao hơn, nhưng bạn không phải quá lo sợ không trả được các chi phí liên quan đến việc giữ hàng tồn kho, dịch vụ này.
